Mandat de consultation - Appui logistique Rencontre internationale en Colombie [Colombia]

 

CONTEXTE
Oxfam-Québec accompagne la mise en œuvre de six (6) projets Voix et leadership des femmes
(VLF) dans neuf (9) pays : Bénin et Burkina Faso, Colombie, Honduras, Maroc, Moyen-Orient (Irak,
Jordanie, Liban) et Tunisie. Ces projets visent à renforcer les capacités organisationnelles
d’organisations de femmes et féministes, à accroître leur impact et à renforcer les alliances et du
plaidoyer en faveur du plein exercice des droits des femmes et des filles. Les projets, d’une durée
de 3 à 6 ans, sont réalisés avec l’appui financier d’Affaires mondiales Canada (AMC).

Lors de la conception de ces projets, une rencontre d’apprentissage était prévue afin de les
regrouper, initialement au Canada mais, pour différentes considérations, le rassemblement se
fera en Colombie, du 17 au 21 septembre 2023. Cette rencontre vise à créer des espaces de
partage et d’apprentissage entre les équipes des 6 projets VLF et des représentantes
d’organisations de défense des droits des femmes (ODDF) participantes. La rencontre se veut
également un espace d’analyse voire de cocréation de nouvelles idées et compréhensions sur les
conditions d’exercice des droits des femmes dans les différents contextes. Elle s’attardera
également aux approches de renforcement de capacités organisationnelles déployées dans les
projets ainsi qu’aux stratégies de plaidoyer afin de favoriser l’application de politiques publiques
sensibles au genre. La rencontre internationale espère favoriser des liens et du réseautage entre
les organisations participant aux projets VLF. Elle devrait également permettre d’identifier des
repères communs pour les stratégies d’apprentissage et d’évaluation finale féministe afin de
démontrer l’impact de ces projets et de fournir des informations pertinentes tant aux
organisations participantes que pour le développement de futurs projets.

La rencontre internationale (RI) VLF en Colombie se déroulera dans la région de Bogota et
regroupera une trentaine de personnes, représentantes des ODDF et des équipes des 6 projets
accompagnés par Oxfam-Québec (soit en moyenne 3 à 5 personnes par pays ou projet selon le
cas). La rencontre d’une durée de 4,5 jours est prévue du 17 au 21 septembre 2023. Elle se
déroulera dans le même lieu et à la suite de la rencontre nationale de VLF-Colombie. Une session
de synergie est prévue le dimanche 17 septembre (après-midi et soirée) afin de favoriser la
rencontre entre les 15 organisations de femmes appuyées par VLF-Colombie et les participantes
des autres projets.

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Oxfam-Québec souhaite donc recruter une personne consultante en Colombie pour l’appuyer
dans l’organisation logistique de cet événement international.

DESCRIPTION DU MANDAT
En conformité avec les politiques, les normes et les procédures d’Oxfam, la personne en appui
logistique aura les responsabilités suivantes :

• Élaborer et maintenir à jour la liste complète des aspects logistiques de la réunion

internationale.

• Soutenir les équipes des différents pays (Bénin, Burkina Faso, Jordanie, Irak, Liban et

Tunisie) pour la finalisation de leur processus de demande de visa pour la Colombie (suivi
de demandes en ligne avec les consulats respectifs, facilitation des paiements en ligne,
réponses aux questions, etc.)

• Soutenir les équipes des différents pays pour l’acquisition de leurs billets d’avion vers la

Colombie en collaboration avec le comité organisateur (rapport qualité/prix, durée
suffisante des escales, escales ne requérant pas de visa supplémentaire, etc.); élaborer et
actualiser un tableau de suivi des arrivées et départs.

• Finaliser (le cas échéant) la négociation du contrat avec le lieu de l’événement et

l’hébergement des participant.e.s.

• Se coordonner avec le lieu de l’événement et le visiter au préalable pour s'assurer que

l'espace requis est adéquat, préparé et entièrement fonctionnel.

• Coordonner les repas et collations pour l'événement (conformément à l'ordre du jour et

en tenant compte des restrictions alimentaires des participant.e.s).

• Assurer la production des documents nécessaires à la réunion (incluant le kit des

participant.e.s, bannières (à confirmer), programme ou tout autre document d’appui).

• Acheter les articles nécessaires pour la réunion après consultation avec Oxfam-Québec

(porte-noms, stylos, marqueurs, tableaux à feuilles mobiles, post-it, etc.).

• S'assurer que les autres équipements nécessaires (microphones, imprimante, projecteur,

ordinateur) sont en place et fonctionnels (soit fournis par l'hôtel, soit achetés ou apportés
par Oxfam).

• Finaliser (le cas échéant) la négociation du contrat avec le service d’interprètes basé en

Colombie et se coordonner avec les interprètes lors de l’événement pour s’assurer qu’ils
et elles disposent de l’équipement nécessaire pour assurer un service optimal.

• Gérer les aspects logistiques de l’organisation d’une séance de discussion en mode

hybride (le cas échéant) impliquant des participant.es à l’international (son, projecteur,
connexion).

• Élaborer des scénarios incluant un estimé des coûts et coordonner tous les arrangements

logistiques selon le scénario retenu par Oxfam pour : une soirée festive colombienne (dimanche 17 sept) et une visite socio-culturelle et souper en ville (mercredi 20 sept – à confirmer)

• Établir un plan de transport sécuritaire et faire les arrangements nécessaires pour le

transit de chaque participant-e entre l’aéroport et le lieu de et l’événement.

• Fournir tout autre soutien logistique ou administratif nécessaire.
• Du 17 au 21 septembre, être la principale personne de contact sur place pour la logistique,

en collaboration avec le comité organisateur de l’événement (coordination avec les
participant.e.s en cas de retard, de vol, ou de problèmes Internet, coordination avec le
site ou Oxfam pour un soutien approprié, etc.)

• Gérer le budget et suivre les dépenses/transactions conformément aux politiques

d’Oxfam-Québec et en collaboration avec l’équipe de coordination de l’événement (sur
place) et la responsable des finances (au Québec) (archivage des pièces justificatives, etc.)

• Informer régulièrement Oxfam des progrès réalisés et des difficultés rencontrées.

COORDINATION ET COLLABORATION AU COURS DU MANDAT
La personne consultante devra établir une coordination et une collaboration étroite avec :

• Le comité organisateur de la rencontre internationale VLF en Colombie, plus spécialement

avec Laura Fortin et Julie Perreault

• Certains aspects du travail pourront exiger une coordination avec la coordonnatrice du

projet VLF-Colombie et/ou Oxfam Colombie afin d’assurer les synergies requises.

DURÉE ET LIEU
Ce mandat sera réalisé durant la période de trois (3) mois allant du 24 juillet au 6 octobre 2023 pour une durée d'environ 30 à 40 jours de travail.
Le mandat se réalisera à Bogota, en Colombie. Du 17 au 21 septembre 2023, la personne
consultante sera logée sur le site de l’événement et les dépenses afférentes d’hébergement et de
repas seront prises en charge par le budget de l’événement/Oxfam-Québec.

VALEUR DU CONTRAT ET MODALITÉS DE PAIEMENT
La valeur du contrat sera discutée avec la personne retenue sur la base de sa soumission. La
personne consultante doit pouvoir recevoir une rémunération d’une source étrangère. Les
paiements se feront sur une base mensuelle par virement bancaire international.

EXIGENCES PROFESSIONNELLES

• Expérience avérée en matière de planification de conférences, de gestion d'événements

et d’appui logistique.

• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et d'organisation
• Pensée créative, volonté d'obtenir des résultats et engagement fort.
• Capacité à travailler avec des équipes diversifiées, multiculturelles et pluridisciplinaires
• Excellentes aptitudes à la communication, incluant une capacité à rédiger de manière

claire et concise en plus de posséder de bonnes aptitudes à la communication orale.

• Parler couramment l'espagnol. Maîtrise de l'anglais ou du français requise. Maîtrise d’une

troisième langue (anglais ou français), un atout.

PREVENTION EN MATIÈRE DE HARCÈLEMENT, EXPLOITATION ET ABUS SEXUELS
Oxfam a une politique de tolérance zéro contre tout comportement allant à l’encontre de son
code de conduite, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, ainsi que le manque
d’intégrité, la corruption et la fraude. Pour ce faire, Oxfam s’assurera de recruter des gens qui
démontrent les mêmes valeurs et s’attend à ce que toute personne œuvrant déjà au sein de
l’organisation partage et incarne cet engagement.

PROCESSUS D’APPLICATION ET PERSONNE-CONTACT
Les offres de service doivent inclure les informations suivantes :

• Curriculum vitae (CV) de la personne ou équipe consultante démontrant de l’expérience

dans l’organisation d’événements internationaux

• Références pertinentes
• Proposition d’un calendrier d'activités, y compris une estimation du nombre de jours

requis et le tarif forfaitaire souhaité.

Les offres de service doivent être acheminées par courriel à vlf-vlm-wvl@oxfam.org avant le 17
juillet 2023 à minuit (heure de Colombie).

Pour toute information additionnelle, prière de communiquer par courriel à vlf-vlm-wvl@oxfam.org

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